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加强档案资源建设的思考

来源:本站原创  2015年11月11日  阅:  字体:

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李金香

  丰富的档案资源是档案工作服务大局、服务社会、服务人民群众的基础,也是档案事业科学发展的重要保证。通过在瓜州、敦煌、肃北、阿克塞、玉门等县市,对档案资源建设的座谈讨论、实地考察和重点调研,进行了深入思考。

  一、档案资源建设的现状

  近年来,市县档案部门把档案资源建设工作作为推动档案事业可持续发展的重要抓手,认真部署,狠抓落实,取得了一定成效。一是馆藏数量显著增加。目前,市县档案馆馆藏档案资料40.2万卷(册)。近三年来,市县档案馆共接收各类档案资料69271卷(册);占全市馆藏档案总量的15.7%。肃州区档案馆共接收各类档案6345卷册,占馆藏档案总量的9.3%。ag真人手机版接收各类档案15861卷册,占馆藏总量的13.62%。二是档案资源门类更加齐全,收集领域不断拓宽。各档案馆在接收文书档案的同时,加大了历史档案、重大活动(事件)档案、民俗文化档案、农业农村档案的征集力度;声像档案、实物档案所占比例稳步提高。市县机关企事业单位档案室,有749个达到了省级标准,文书、会计、科技照片档案基本做到了集中统一管理。馆(室)藏结构得到了不同程度的优化,三是档案资源管护条件进一步改善。近年来,肃州区、敦煌、金塔、阿克塞等市县馆进行了维修粉刷,市档案馆新馆今年竣工可投入使用。全市档案密集柜架等先进档案装具的使用更加广泛,大部分档案馆设施面貌得到了改善。档案信息化工作进展顺利,管理水平显著提高。2008年有17个机关单位的档案室达到了甘肃省档案工作规范化管理省一级标准,这些单位有专门的档案库房、阅览室、办公室。档案装具全部使用五节铁皮柜或密集架。四是资源建设工作亮点突出。县市62个社区都建立了档案工作。社区档案整理规范、收集范围广泛,凡是涉及到社区建设、党务管理、服务民生的所有工作都分门别类的建立了档案。有12个社区建立了示范档案室。全市有69个乡镇档案室达到了省级标准,各类档案实现集中统一管理。

  市县档案资源建设工作的主要做法是:

  (一)争取领导支持,优化内外工作环境

  档案资源建设工作量大任务重,需要一定的政策与资金支持。市县档案部门主动汇报、积极争取,得到了各级党委和政府的重视和关心,开展档案资源建设工作的条件性问题逐步得到较好的解决。

  近年来,市委、市政府相继出台了有关档案工作的政策性文件,解决了全市档案人员接触有毒有害物质岗位津贴,每年每卷一元的档案管护费得到了足额落实,并列入了财政预算。2008年,全市档案管护费达到了44.8万元,与2005年相比增加了40%。重点档案抢救配套资金市县财政给予了补助,市财政每年将配套资金列入财政预算。

  (二)善于抓住重点,破解资源建设难题

  在实践中,力求找准资源建设工作的重点和难点,积极探索,大胆创新,努力取得突破。一是抓档案法制宣传,促社会各界支持,市馆、敦煌、肃州区档案馆征集名人、书画家字画、剪纸等档案并建立了名人全宗档案。二是抓馆藏薄弱环节,促结构优化组合。各馆在接受文书档案的同时,重视了科技、专业、声像等不同门类、不同载体档案的征集。三是集中抓收集,促馆藏总量增加。各馆坚持“应进必进”的原则,依照“十一五”规划和目标责任书,每年集中接收征集档案万卷以上。四是抓档案接收源头,促全市档案资源建设再上台阶。市县档案部门始终坚持“三集中”和“百分制”考核办法,每年分期分批指导1000多个单位完成年度各类材料的立卷归档工作。每年整理档案近3万卷,做到了当年清,从源头上确保了档案的齐全完整和规范标准,为档案馆的资源来源奠定了坚实的基础。在抓好档案馆(室)接收征整工作的同时,以社区档案工作为突破口,全市68个社区在2006年原有三集中  建档的基础上,2007年以“档案资源建设年活动”为契机,增加了社保、医保等关系民生档案的整理。社区档案工作进一步规范、完善和提高,建立健全了档案管理制度。目前,全市经过规范化建档的社区已达到34个。各档案馆围绕“实现两个转变、建立两个体系”要求,进一步加强了民生档案工作。社区、计生、户籍、低保、医保、就业等多种档案整理规范,摆放有序,备有检索工具。

  (三)积极开展服务,用活档案资源

  档案资源建设的目的在于利用,档案资源建设的动力也在于利用。市县档案部门积极开发利用档案资源搞好服务,取得了良好的社会和经济效益。近三年来全市共接待查档人员13826人(次),比过去有了大幅上升。有五个县档案馆利用珍贵特色档案举办展览,接待了社会各界人士参观。编辑各种档案资料48种。同时全市围绕重点单位、重大活动、知名人士、地方特色四大主题,广泛征集接收档案188卷。市档案馆接收了全国乡洽会、创建全国全省优秀旅游城市、文明城市等重大活动(事件)的档案;市档案馆征集了中国酒泉金塔日全食国际观测研讨会、奥运火炬在敦煌传递活动中的档案资料;征集接收了48名酒泉籍书画家作品195幅,并建立了68个个人全宗档案。同时,市县还积极为城市建设、环境保护、土地规划、企业改制等工作提供优质档案服务,取得了可观的社会效益和经济效益。

  二、当前档案资源建设中存在的一些问题。

  近年来全市档案资源建取得了一些成绩,但也存在一些问题。归纳起来需要处理好以下几个矛盾。

  一是档案接收范围狭窄与利用需求广泛的矛盾。随着时代的进步和发展,特别是在社会文明程度不断提高的背景下,群众对档案信息的利用需求,正逐步走出单一的为维护权益的凭据性作用,走向多元化的利用趋势,这就需要我们的档案资源体系覆盖更多的人,为更多的人服务。但至今档案工作还没有真正走出重文书档案接收的惯性以及重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识。对于档案资源体系来说,把许多重要的、涉及民生利益的档案资料划分在国家永久性档案资源之外;有的还分散管理在各有关单位,没有向国家综合档案馆移交,不能实现资源的共享。市县国家综合档案馆接收档案的范围仅仅局限于机关团体文书档案。如此狭窄的接收范围,造成馆藏门类不全、结构失衡、数量偏少,无法满足人民群众广泛利用档案的需求。

  二是档案资源的快速增长与档案基础设施落后之间的矛盾。近几年,随着档案接收和征集工作力度的加大,档案的数量在不断增长,尤其是大量破产改制企业档案的接收进馆,使不少地方档案数量猛增。但县市档案馆多为上世纪80、90年代建设,普遍存在面积过小、功能不全等问题。有的甚至没有独立的档案馆,存在许多安全隐患。因此严重存在着档案放不下、保管不好等问题,这对档案资源建设工作影响很大。根据国家发改委和建设部去年制定的各级国家综合档案馆建设标准,多数县级档案馆都达不到标准。有的县(区)收集到的档案无处存放,库房已经饱和;有的没有档案柜,应进馆的档案难以接收进馆。档案馆库不足,基础设施落后的问题成为制约档案资源建设的一个主要矛盾。

  三是方便群众利用档案与信息化之间的矛盾。社会的进步与发展,带来了电子信息技术的广泛利用,也改变了群众利用档案的手段和方式。通过现代信息技术保护和利用档案资源的需求日益迫切。而我市经济发展相对滞后,虽然档案信息化工作已经有了一定进展,但从整体上看水平仍然不高,尤其是通过网络技术推进档案资源建设,为人民群众提供利用服务的差距较大。在这个问题上不能有大的突破,档案资源建设的任务就不能全面地落到实处。

  三、关于今后档案资源建设的几点建议

  为了实现“两个体系”建设任务,进一步加强档案资源建设工作,更好地为我市经济社会事业发展服务,针对目前现状和问题,今后需要在以下几方面继续作出努力。

  (一)解放思想,转变传统的档案资源建设工作思路

  首先,必须真正做到适应新时期、新任务、新要求,切实转变重物轻人、重事轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识,重视所有涉及到人的档案的价值,树立“人的档案最重要、最具有价值”的新观念、新认识,把建立“两个体系”作为推动档案工作科学发展的根本任务抓紧抓好。其次,要强化四个方面的意识:一是强化大局意识。要站在全局和长远的高度,充分认识档案资源建设工作的意义,增强自觉性;二是强化创新意识。要突破现有的工作模式和方法,广辟资源征集的渠道,扩大资源建设覆盖面,使档案资源建设取得新的更大成效;三是强化服务意识。要充分利用档案资源为党政机关、经济社会事业和人民群众搞好服务,在服务中体现档案工作价值,树立档案工作者的新形象;四是强化责任意识。牢记档案工作者的神圣使命,既要服务现实,更要着眼未来,以高度的事业心和责任感,抓好档案资源建设,为党和国家保存好门类齐全、内容丰富、系统规范的档案资源。

  (二)建立健全档案资源建设的有效机制

  按照建立覆盖广大群众的档案资源体系的要求,档案的形成主体不仅包括机关、团体、企事业单位,还包括了社会组织的各个方面甚至个人。档案形成主体的多元化特点,要求建立以国家综合档案馆为重点、以机关和企事业单位档案室为依托、以社区、农村以及家庭档案等为补充的全面建设档案资源的新机制。具体地说,就是要从三个层面上重视抓好档案资源建设。一是加强综合档案馆的接收征集力度。国家综合档案馆是档案事业的主体,是直接为广大人民群众提供档案服务的主要平台。因此,要切实改变目前普遍存在的综合档案馆不“综合”的问题,针对档案查阅利用出现的新趋势,以社会利用需求为导向,进一步拓展征集渠道和范围,不断创新征集方式和途径。同时,要发挥局馆合一的体制优势,加强对涉民专业档案的整合力度,努力建立起内容丰富、门类齐全、结构合理的综合档案馆资源体系。二是加强各级各类机关和企事业单位档案室工作。机关、企事业单位档案室是档案形成的重要源头之一,它们的管理是否规范、档案是否齐全,直接决定着综合档案馆向社会各方面提供服务的质量和水平。因此,必须继续坚持“三集中”立卷和“百分制”考核办法,采取及时指导、检查等方法督促他们制定好本单位的文件归档范围和保管期限表,确保相关档案得到及时归档。督促他们既要保管利用好这些档案,又要及时向同级档案馆移交到期档案,以便向广大人民群众提供查阅服务,实现档案资源的社会共享。三是面向全社会,开展涉及所有领域、覆盖所有人群的建档工作。如社区、村级档案、非公有制企业档案以及家庭档案等。要进一步加强对这些领域档案收集、归档、整理、保管的指导,主要采取制定规范管理办法、推广典型、抓好试点、示范引路、由点及面的方式,帮助他们广泛开展建档工作,以极大地丰富档案信息资源,更好地服务民生。

  (三)修改完善归档的原则和制度

  随着档案资源建设工作的不断深入和涉及领域的进一步拓展,一些过去制定的档案归档要求已明显落后于时代要求,制约了新形势下我市资源建设工作的开展。重新审视过去制定的档案归档规定,修改那些导致归档、进馆范围狭窄的相关规定和那些不利于普通人利用档案的不合理原则与方法已势在必行。首先,是进一步修改和完善各立档单位的文件归档范围和保管期限表,确保把一切有价值的,尤其是与民生息息相关的文件材料列入归档范围,并延长保管期限,建立全面完整的档案资源体系。其次,建议上级主管部门修改和完善各级各类档案馆的进馆范围。应将城建、土地、金融、规划、房产、诉讼等各类科技、专业档案按属地管理的原则列入国家综合档案馆接收范围。确保所有永久、长期性档案资源体系的档案进入档案馆,建立全面完整的档案资源体系。

  (四)重视新载体档案资源的收集与管理

  随着电子信息技术的广泛运用,以数字化为主要特征和类型的新载体档案资源大量产生,而这些档案资源的收集与管理也越来越成为档案资源建设的“重头戏”。

  从当前形势看,要进一步搞好新载体档案资料的收集与管理,就必须大力抓好以下几个方面的工作:一是打好物质基础。要继续加大投入,加快档案信息化设备的配备和完善。同时,提高管理各种新载体档案资料安全所需装备的水平。二是提供人才支持。要注意相关人才的引入和培养,建成一支既懂档案专业知识,又精通信息化技术的复合型档案人才队伍。三是加大工作力度。积极争取电子文件机构的建设,早日开展电子文件接收、管理和归档工作。市县综合档案馆建成目录数据库,尽快达到档案实现计算机检索。在此基础上逐步实现全文检索和查阅。对那些关系民生、日常利用率较高的档案,要优先数字化,优先通过网络等手段提供利用。

  (五)采取多种形式加快档案资源的开发利用

  开发利用是档案资源建设的目的和归宿。今后应依据《档案法》和《档案法实施办法》,依据《政府信息公开条例》等相关法律法规,依法做好档案资源的开发利用工作。一是加快馆藏档案的整合与开发,把现有馆藏实力转化为服务各社会成员的能力;二是做好政府信息公开查阅服务工作,在档案馆设置查阅场所,公布服务指南和公开目录,方便群众查阅;三是在按规定做好保密工作的基础上,充分利用网络、电视等先进手段开放可公开档案信息,公布可利用档案目录,上载档案内容,建立方便人民群众的档案利用途径和体系;四是根据社会利用档案的新实际和新要求,修改和完善档案利用制度,健全档案服务人员职责和档案查阅利用时限等规定,提高查阅利用效果;五是积极争取,多方筹措资金,努力改善档案馆基础设施,为档案的保管利用创造更好的条件。


作者:佚名 责任编辑:酒泉档案
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